Editie 21
E-mail conversie
Het lijkt allemaal zo mooi, e-mail is het universele communicatie middel voor de digitale incrowd aan het worden, maar loopt het allemaal wel zo vlekkeloos?
Wanneer je niet meer doet dan vanuit je Netscape of Eudora wat berichtjes aan vriendjes sturen, dan zijn er niet zo veel problemen, maar met serieuze en wat complexere berichten gaat het toch niet zo pijnloos.
Niet alleen hebben de e-mail protocollen ernstige beperkingen, het contact tussen de vrije wereld van de grotendeels ASCII- georienteerde e-mailers en de formaten van 'proprietary' e-mail ontwikkelaars willen nogal eens uit elkaar lopen. Daar komt nog bij, dat er bij het versturen vaak nog een aantal bewerkingen zoals compressie nodig zijn en daar kan ook van alles bij mis gaan.
Op de redactie van Bahhh lopen we steeds meer tegen dit soort problemen aan, omdat naargelang onze medewerkers meer vertrouwd raken met e-mail, ze steeds meer gaan sturen en we steeds minder tijd (willen) gaan besteden aan het verwerken en omzetten van hun berichten.
Voor internet-mail is ASCII het gemakkelijkste, maar dan kun je de bijzondere leestekens en fontcodes die men in programma's als Word heeft ingebracht wel vergeten. Nu lijkt dat geen probleem, maar probeer maar eens wat Scandinavische of Duitse namen met lekker wat umlaut's en zo correct door te sturen.
Een volgend probleem is wanneer men aan de tekst wat attachments gaat hangen, wat plaatjes of zo. Wat is het formaat daarvan, kun je dat zo gebruiken in het opmaakprogramma of moet je gaan converteren. Wat betreft kleurcodering en compressie kun je zo veel kanten uit, daar is haast geen wijs uit te worden. Iedere codering is goed voor een specifiek doel, GIF voor beeldschermwerk, jpg voor een hoge compressiegraad, maar tif is weer het beste voor grafisch werk.
De volgende stap is wanneer er complexe documenten verstuurd gaan worden. Hier is Adobe Acrobat een soort belofte naar meer helderheid, maar ondertussen zijn er tientallen manieren om een spreadsheet, database-file of opgemaakt document te coderen. Binnen een organisatie zijn daar nog wel afspraken over te maken, maar gaat het naar buiten, dan blijkt men een eigen ghetto gecreëerd te hebben met een onzichtbare en moeilijk te overbruggen conversie-scheidslijn.
Wanneer dat bewust gebeurt, bijvoorbeeld vanuit beveiligingsoverwegingen en men bewust de zaak codeert of converteert, is dat prima, maar O wat een frustratie en een tijd gaan er in het converteren van een database-file zitten als je niet weet welk formaat daarvoor wordt gebruikt.
Nog leuker is het met exe-files, de executable programma bestanden die je aan een e-mailtje hangt. probeer dit eens, of dit is de driver die je nodig hebt voor jouw printer, of dit is de update van 7,8A2 naar 7,8A3 enzovoorts. Daar is een klein foutje catastrofaal, dan werkt de zaak niet meer. Wanneer je dan de oude versie niet meer hebt zit je al snel met de handen in het haar! Is er nu een oplossing voor dit probleem? Naast een strikte interne organisatie gaan gelukkig steeds meer leveranciers van e-mail pakketten hier iets aan doen. Er komen zogenaamde open standaards voor e-mail en men voegt steeds meer conversie-adaptaties toe.
Open Systems E-mail is nog niet pijnloos, maar er wordt aan gewerkt en stapje voor stapje wordt het een meer transparant medium. Voorlopig moest ook dit stukje nog in ASCII en staan de accenten er met een speciale code in, maar er is wat dat betreft dus hoop!